RFPとは？RFIとの違いや作り方をわかりやすく解説

RFPは、システム開発やWebサイト制作を外部企業へ依頼する際に必要な書類であり、これにより自社が求める要件を相手側へ正確に伝えられます。

しかし、RFPの作り方がわからない、RFIとの違いがわからないという方も多いでしょう。

外部への委託を成功させるために欠かせない書類ですから、何を記載すべきかがわからないと目的に沿わない制作物が納品される可能性があります。

本記事では、RFPの作り方や記載すべき項目についてわかりやすく解説します。

RFP（提案依頼書）とは

RFPとは提案依頼書のことで、外部企業へシステムの開発を依頼する際に、導入したい機能や要件や依頼の目的などを書く書類です。

この書類を受注側へ渡すことで発注側の希望などを正確に伝達でき、自社の希望に沿った制作物を開発してもらえる可能性を高められます。

つまり、相手側から自社システムに対する良質な提案をもらうための役割があるのです。

RFPとRFIの違い

RFPとよく似た言葉にRFIがあります。こちらは「情報提供依頼書」のことであり、発注側の情報収集を目的として作る書類です。

コーポレートサイトに記載されていない基本情報や技術情報、製品やサービスの情報などを得ることができ、相手側へ業務を委託する前に提示するという点は共通しています。

あくまで基本情報を得ることが目的なので、委託先を選ぶことが目的ではなく、具体的な選定へ移る前の段階で作成する書類になっています。

RFPと要件定義書の違い

2つの書類には明確な違いがあります。要件定義書は受注した側が作る書類で、発注側が制作物で解決したいことを明確にし、目的を達成するために何をすべきかを定義するものです。

対してRFPは発注側が作る書類で、制作物に求める要素や機能を正確に伝えるためのものです。

双方の認識を合わせるために必要な書類という点は共通していますが、どちらが作成するかという違いがあるのです。

RFPを作るメリットとデメリット

自社が抱える課題を洗い出し、それを解決するために必要な項目を相手側へ過不足なく伝達できるようにすることで、依頼が成功する可能性が高まります。

理想的な内容にするためには、まずは特徴を知り、それらを把握したうえで実際の書類作成へと移るようにしましょう。

RFPを作るメリット

RFPは依頼の意図や希望を相手へ伝えるために作るものなので、自社の課題を再確認できたり、依頼先を選びやすくなったりといった長所があります。

以下、書類を作成することによるメリット3つを確認しましょう。

要件を正確に伝達できる

RFPを作る最大の理由は、自社が制作物へ求める要件を発注側へ正確に伝達できる点にあります。希望が相手へきちんと伝わっていない場合は的外れな提案がされる可能性が高く、それを修正するには、多くの時間と労力が必要です。

しかし、自社の現状や将来的なビジョンを相手へ伝え、依頼する理由や必要な機能などを共有できれば、過不足のない提案内容が得られます。

いくつもの発注先を評価・比較できる

RFPを相見積もり先へ提出することで、どの企業が最も自社の目的に合った提案をしてくれるか評価をしやすくなります。

さまざまな会社から似た内容の提案を受けられるので、明確に基準を定めて内容を比較しやすく、最適な委託先を選びやすくなるのです。

自社の課題を洗い出せる

発注によって解決したい課題や発注に至った背景などを明記するためには、自社が置かれている現状を再確認する必要があります。

自社の現状を見つめ直すことで、今まで気付かなかった課題を見つけられ、根本的な解決へつながる依頼事項を要件に盛り込むことができます。

RFPを作るデメリット

RFPを作ることには数多くの長所がある一方、ひとつだけ短所もあります。それは、書類を作成するのにかかる工数です。

書類の作成に労力がかかる

自分たちの希望を正確に伝えるには、要件をきちんとまとめ、発注に至った背景や解決すべき課題などを明確にしなければなりません。結果、依頼をする前の作業にかかる労力や時間などが増えてしまいます。

しかし、仮に要件をきちんとまとめずに書類を作成しても双方の認識が一致せず、修正作業に労力を使うことになるでしょう。自社だけで済んだはずの負担が相手側にもかかることになるので、より悪い影響を及ぼします。

理想的な制作物を納品してもらいたいのであれば、時間がかかってもきちんとした書類を作ることが大切なのです。

RFPを作る流れをわかりやすく解説

RFPを作る際に明記すべき内容は何？と思う人へ向け、書類に記入すべき項目と作成時におさえておきたいポイントを解説します。

RFPに必要な項目

必要な項目は以下の表のとおりです。表紙には企業とプロジェクトの名前、書類の名称を記載します。

項目	目的
依頼目的	制作を依頼する目的を説明
前提課題	依頼の前提となった課題を説明
ゴール	制作物の品質・納期・費用を説明
受注者の作業範囲	開発者の作業範囲を具体的に説明
機能要件	必要な機能や処理などを説明
非機能要件	機能要件以外で求める要素を説明
会社情報	自社のサービスや業種などを説明
システム構成	システムの構成図や名称を説明
機器情報	自社で使用しているパソコン・サーバー情報を説明

依頼する内容によっては項目数が増えることもあるので、はじめから細かい部分まで作り込もうとはせずに、全体の構成を考えてから着手しましょう。

RFPを作る際のポイント

RFPを作る際はポイントをおさえることで、自分たちが制作物に望む事柄を相手側の企業へ取りこぼしなく伝えられます。以下、書類を作る際に重視すべき点について解説します。

プロジェクトの位置づけを確認する

社内におけるプロジェクトの位置づけを確認しましょう。

発注するシステムが社内全体に影響を与えるものであれば、今後の経営課題や事業なども考える必要があります。必要な場合は全社規模でプロジェクトを立てることが大切です。

社内全体への影響がないものであれば特定の課題だけに注目し、発注を検討しましょう。

必要な項目をすべて記載する

社内の各立場の人から意見をもらいつつ書類を作成し、記入漏れを防ぎましょう。補足事項があれば記載し、必要な項目を全て網羅します。

発注側と受注側の役割を明確にする

受注側と発注側の役割を明確にしておくことは大切です。書類にどちらが作業をするかを書かないと、双方が相手側の作業を期待して業務が実施されず、トラブルになる可能性があります。

トラブルを防ぐために、双方の役割を明確にしておきましょう。

RFPを作りシステム開発の成功率を上げよう

RFPを作ることは、自社の要件を受注側へと伝えるためには欠かせないので、これがあることによって外部への委託が成功する可能性が上がります。

作る際は自社の課題を徹底的に分析し、それを解決するために必要な機能は何かを見極めることで、自社にとっての理想的な制作物の納品へとつなげられます。

システム開発を成功させるために、書類はしっかりと作り込みましょう。

また、システム開発の外注先選びでお困りの方は、弊社までお気軽にご相談ください。 当社がこれまで支援してきた開発事例の共有、企画・コンサルティング、要件定義や実際の開発支援まで包括的にサポートさせていただくことが可能です。

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